浅谈各种文件资料的保存期限

面对家中堆积得越来越多的文件，您决心做一番清理，可是又担心有些资料还有用，万一扔掉了会误事。那么到底哪些文件需要保留呢？法国《六千万消费者》杂志日前撰文介绍了法律对民事时效规定的改革以及相关原因，我们编译整理了与文件资料保存期限有关的内容供您参考。
在您扔掉家中现存的一些文件之前，最重要的事是弄清楚这些文件的用途，因为它们有的代表着您享有的权益（例如商品的保修单、商家的服务承诺书），有的可以成为发生纠纷时的证据（例如付费证明）。当然，在权利无法行使之后，它们也就失去了作用。法国的2008年6月17日改革法将民事时效缩短了，不过这并不代表我们可以早早就把所有文件扔掉，因为还要考虑到其他的制约因素。
1、 保险类
民事时效改革对保险合同的影响不大，绝大多数索赔有效期仍为事件发生之日起两年。然而文件的保存期限却不能一概而论，要视合同的性质而定。
·住房（habitation）险、汽车（automobile）险、民事责任（responsabilité civile）险合同：在合同的有效期内都要保存好，甚至直至合同撤销后10年，因为您可能会被追究过去在合同有效期内的责任。
·工程损失（dommages-ouvrage）险合同：保留至房屋工程结束后10年，因为该保险负责赔付10年之内发现的房屋建造商所造成的问题的修理费用。
·保费收据（quittance de prime）和解约通知（avis de résiliation）：两年。需要保留的文件包括解约信和对方的收据。
·事故文件（dossier de sinistre），包括信件、发票、转帐证明、鉴定结果、医疗证明等等，无论您是责任方还是受害方：在造成物质损失的情况下保留5年；若造成了人身伤害，从责任认定之日起保留10年。
·人寿保险（assurance-vie）合同：终身保存。
2、 银行类
银行对帐单（relevés）和支票存根（talons de chèques）可以作为付款和转帐的证据。为此，按照通常的建议，您需要将这些文件保留10年，但其实5年就够了，因为超过这一期限后，即使发现错误您也无法再追究银行的责任（盗取款项的追究期限甚至只有70天）。不过，谨慎起见最好还是将文件多保存一段时间，因为对于在改革法生效前支出的款项，其时效的起始点为2008年6月19日（即相关法律在《宪报》上刊登的第二天），而追还税款的时效期可以超过5年，还有一些更久以前的付款凭证可能在查证个人之间的金钱往来时有用……总之，如果和供货商之间存在有关价格、付款、产品或服务质量方面的分歧，在纠纷解决之前不要扔掉任何文件！
·银行账户协议和收费表：失效后就不必再保留。
·对帐单：保存10年。
·支票和现金存款收据、转帐证明：保留至与对帐单核对无误为止。
·信用卡提款凭条：保留至与对帐单核对无误为止。
·支票存根：与对帐单保存时间相同。
·消费贷款合同与对帐单：还完最后一次月付款之后再保存两年，从合同签订之日起至少保存5年。
·购房贷款合同与对帐单：同上。但要注意，对于2008年6月19日之前签署的合同，两年的时效期自这一天算起。
须知
在法国公布2008年6月17日法律之前，服务供应商（如银行、包工头、修车场、管道工、搬家公司、房地产中介代理等等）对经商者欠款的追究时限为10年，对手工业者欠款的追究时限为30年。法律生效之后，这一时限均变成了两年。为此，与之相关的文件也不必再长久保留。但是，如果相关商业服务是在该条法律生效之前提供的，则追究时限的起始点按2008年6月19日计算，而不是合同签署的日期，但新时限的到期日不应晚于旧时限。
3、 消费类
这些文件是购买物品和服务的证据，在发生问题需要维护消费者权益或物品被盗时会用得到。如果是追讨欠款，时限视具体情况而定——如果购买者是个人，且为私人使用时，时限为两年；而如果商品或服务的使用属于职业范围时，时限为5年。
·购物发票和收银小票：保存期限无法一概而论。在两种情况下您可能需要用到这些付款凭据——一是所购买的物品在使用中被发现有缺陷，即使商品的保修期已过；二是当商品被盗、遭遇火灾或水灾时，保险公司需要物品的所有者提供其价值证明。
·物品保修证明：保存至保修期结束。
·服务业发票（如修车场、管道工、搬家公司等）：保存5年，即万一发生问题时，您可以追究服务提供者责任的期限。
·修车证明：保存至汽车被卖出后5年。在这期间，如果买主和您发生纠纷，可出示此凭据说明汽车曾接受过检修。另外，如果您欠修车场费用，对方的追讨时限为两年。
4、 税捐类
相关文件的保存时间应视税捐的种类而定。
·所得税（Imp?觝t sur le revenu）：税单及相关收入证明都要保存至N＋3年。N即税单上所印的年份。支出证明要保存至N＋4年。
·地方税（Imp?觝t locaux）：主要包括住房税（taxe d'habitation）和地产税（taxe foncière），税单和相关收入证明保存至N＋1年，支出证明保存至N＋4年。这些期限反映了行政部门核实申报及更正计税错误的时限。税收金库有权在税单寄出后的4年内向纳税人追讨税款。
5、 住房类
不同的文件有效期从两年到10年不等。新法律规定，提供工程服务的从业者（如管道工、电工、包工头等）可在两年内向您追讨欠款。
·发票（注明款项已付）：电费和煤气费发票保存两年；私营或公私合营机构的水费发票保存两年；地方政府或公营机构的水费发票保存4年；电话（含座机和手机）、上网、电视（含有线、卫星、宽带等）的发票保存1年，无论是最初签订的合同还是后来所做的变更（不要忘记把电子文件打印留存），都要至少保留至合同撤销后1年；阶段性维护（如清理取暖器、扫烟囱）的发票至少保留1年。
·产权证：保存至房屋脱手。
·共同房产相关文件（费用凭据、业主大会记录、与物业管理处的通信、杂费清单等）：无限期保存。杂费支付证明保存10年。
·租房合同、房租收据、房况说明、杂费清单：保存5年，即使在此期间您已搬出了所租住房。
·住房补贴、个人住房补助金（APL）的账户信息和支付清单：保存两年，这也是双方对相关权益提出不同意见的期限。
·装修工程（包括合同和发票）：至少保存10年，这是法定的最长的保质期；如果您是业主，最好保存至房屋脱手。
6、 医疗类
与健康问题或是住院相关的文件（如手术报告、诊断书）都很重要，一处无关紧要的创伤在几年后却可能带来大麻烦，因此您应当保留相关资料。另外，公立医院和私立医院都可以在两年内向患者追讨欠款。
·医疗文件（化验单、体检报告、透视片子、相关证书、处方等）：无限期保存，因为它们能使医生连续跟踪您的健康状况，尤其是有关事故、慢性病的资料，在病情复发时都会用到。不过，像咳嗽糖浆之类无足轻重的处方就没必要保留了。
·医疗保险和补充保险部门的报销记录：保存两年，这也是您和相关机构在发生纠纷时可以追究对方责任的期限。
·住院期间的个人花费发票：公立医院4年，私立医院两年。
7、 司法类
注意！民事时效法的改革修改了不少规定，尤其是在司法付费的追究期限方面。
·罚单（包括缴费通知和证明）：保存3年。
·司法专业人士的酬金（包括缴费清单和证明）：向司法执达员或律师支付的款项保存两年，向公证人支付的款项保存5年。
8、 职业类
有些文件在职业生涯结束、计算退休金时有用，因此，有必要提醒孩子们从16岁起就保留好做各种“小工”的证据。
·毕业文凭：终身保存。
·工作合同、工资单、工作证明、退休积分清单、解雇通知、账目结清证明、停工证明：所有这些与工作相关的文件都要至少保存到退休，其中包括失业补助金支付证明，即使全国失业金发放局（Assedic）追回多发金额的期限只有3年，追回骗款的期限为6年。
提醒：
要善用电子文件保存信息
将身份证件、各种证明、发票等日常文件扫描成电子文件保存在电脑里是个不错的办法，但最好再做一份备份储存在外接硬盘中，以避免电脑发生故障或被盗导致文件丢失。
当需要出示这些文件时，按照原大打印一份就可以了。
另外，有些银行和电力公司、煤气公司及电话公司会建议用户使用电子版的发票和帐单，这不仅能帮公司节省邮费，也可以帮用户节省保存文件的空间。
近年来还出现了一些经营电子保险箱（e-coffrefort、Digicoffre）业务的公司，帮客户保存数码文件。不过，有些企业经营的稳定性令人担心，2007年年底就有一家这样的公司倒闭了，其客户只有几个星期的时间取回委托保存的信息。