任何会晤都是在一定气氛下进行的。洽谈气氛和谐与否，直接影响着整个洽谈的进程和结局。为了创造一种轻松、诚挚、友好、合作的气氛，会晤人员应注意如下几点。
抓住洽谈开始的瞬间。良好的气氛往往是在洽谈开始的瞬间形成的，因此双方人员应以友好的态度出现在对方面前，特别是作为东道主的一方应先行到达谈判室，并在门口迎候客人。
① 双方人员见面，先要互相介绍。介绍与自我介绍要大方得体，遵守礼仪规则。介绍时要落落大方，介绍完毕要互相握手致礼。若有名片，应主动递上并微微点头，以显示彬彬有礼的风度，也为以后的联系合作提供方便。如进行自我介绍，应吐词清楚，适当提高嗓音，目光要注视对方，以示对对方的尊重，切忌边自我介绍边东张西望，使人感到态度冷淡，有失礼貌。如果对方是外商，则要依各国文化、礼节的不同决定介绍、握手的方式。② 注意谈吐举止。洽谈人员的谈吐要轻松自如，举止要文雅大方，谦虚有礼，分寸得当，不可拘谨慌张。见面后可略事寒暄，进入正题之前，宜谈些轻松的非业务性的中性话题，如旅途经历、季节气候、文体表演、各自爱好或以往合作经历等，但开头的寒暄不宜过长，以免冲淡洽谈气氛。③ 仪表是洽谈人员的广告，应适当注意服装整洁挺括，端庄高雅，神情饱满，给人以良好的第一印象。
自然进入洽谈正题。进入洽谈正题是双方所期待的。最适宜的方式是以轻松、自然的语气先谈谈双方容易达成一致意见的话题。如“咱们先把今天洽谈的程序确定下来，您看如何?”这种问话既能体现尊重对方、表示愿以平等态度商讨问题的诚意，同时也最容易得到对方的肯定答复，有助于创造一种一致的气氛。在这种心平气和、协商一致的氛围下，然后分别陈述己方对有关问题的看法和基本原则。但这种陈述应简明扼要，重点突出，准确而有弹性。让对方感到你的坦率和真诚。这种陈述措词要得体，语调、语速要适中，既表明自己的意图和要求，又不引起对方的反感和不安。对方陈述时，要认真倾听，这种倾听，是“耳到、眼到、心到、脑到”综合效应的听，并注意记录和分析，不能漫不经心，左顾右盼。须知，认真倾听不仅是对对方的尊重，而且可以从对方那些似乎无意的话语中发现对方隐蔽的动机和心理活动。所以老练的谈判者一坐到谈判桌前，就注意倾听对方的陈述，留心其措词，琢磨其语言的内涵。同时，这还能给对方造成一种心情愉快、乐于继续讲述的气氛。