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第五章 会计软件操作
第一节 系统管理
一、概述
系统管理模块的主要功能是对软件的各个子系统进行统一的操作管理和数据维护，具体包括一下几个方面：
1.账套管理。账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等。
2.年度账管理。年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据等。
3.操作员及其权限管理。操作权限的集中管理包括设定系统各模块的操作员以及为操作员分配一定的权限等。
二、启动和注册系统管理
(一)启动和注册系统管理
系统允许以两种身份进入系统管理。一是以系统管理员的身份;二是以账套主管的身份。
系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份进入后，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和账套主管，设置和修改操作员的密码及其权限等。
账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、对年度账进行管理以及该账套操作权限的设置等。
(二)设置操作员
设置操作员功能主要可以完成增加、修改和删除操作员的操作。
1.增加操作员
增加操作员时，必须指定操作员编号、姓名、定义并确认操作员口令。
(1)操作员编号(ID)：用来标识所设置的操作员，操作员编号必须是唯一的，即使是不同的账套，操作员编号也不能重复;
(2)操作员全名：即操作员姓名，是操作员登录各系统时的用户名，内容不能为空;
(3)部门：即操作员所属部门，部门内容可以不填;
(4)口令：即操作员登录系统时使用的口令。
2.修改或删除操作员
设置的操作员一旦登录过系统，便不能被修改或删除，所以“修改”或“删除”只能对未启用的操作员进行，另外还可以设置操作员处于“有效”(启用)或“注销”(无效)状态。
例题：
以账套主管的身份注册系统管理时，不能进行的操作是( )。(单选)
A.建立账套 B.修改账套
C.年度账清空 D.年度账引入
答案：A。账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、对年度账进行管理以及该账套操作权限的设置等。建立账套是系统管理员的权限。
三、建立账套
建立账套，就是指使用财务软件为本企业建立一套帐簿文件。首先应根据企业的具体情况设置基础参数，然后软件通过这些基础参数自动建立一套账。
首次使用系统时，应先进行账套参数设置。主要包括核算单位名称、所属行业、启用时间、科目编码规则等基础参数。
(一)设置账套信息
1.账套号：用来输入新账套的编号，账套号为3位，唯一且必须输入。
2.账套名称：用来输入新建账套的名称，必须输入。
3.账套路径：用来输入新建账套将要被放置的路径。
4.启用会计期：新设置账套被启用的时间。
5.会计期间：会计期间是指确定会计月份的起始日期和结帐日期。
(二)设置单位信息
单位信息用于记录本单位的基本信息。主要包括单位名称、单位地址、法人代表、邮政编码、电话、传真、电子邮件和税号等信息。
(三)确定核算类型
用于记录本单位的基本核算信息，包括：
1.本位币代码：用来输入新建账套所用的本位币的代码。
2.本位币名称：用来输入新建账套所用的本位币的名称，必须输入。
3.账套主管：用来输入新建账套的主管姓名，必须选择输入。
4.企业类型：系统提供了工业和商业两张类型，必须选择输入。
5.行业性质：系统按照所选择的行业性质预置科目，必须选择输入。
6.是否按行业预置科目：如果用户希望预置所属行业的标准一级科目，则选中该项。
(四)确定分类信息。
如果用户的存货、客户、供应商相对较多，通常对它们进行分类核算。如果目前无法确定，则可以待启动购销存系统时再进行设置。
(五)确定编码方案
编码方案是指设置编码的级次方案，这里采用群码方案，这是一种分段组合编码，每一段有固定的位数。编码规则是指分类编码共分几段，每段有几位。一级至最底层的段数称为级次，每级(或每段)的编码位数称为级长。编码总级长为每级编码级长之和。
(六)设置数据精度
数据精度指定义数据的小数位数。如果在总账系统中需要进行数量核算，可以根据对数量、单价等核算精度的不同要求，定义数量核算的数量小数位数和单价小数位数。
(七)系统启用
在建立账套时，可选择启用的子系统。也可以在账套建立完成以后，以账套主管的身份进入系统管理，再根据需要启用相应的子系统。
例题：
账套号是区别不同账套的唯一标识。( )(判断)
答案：√。账套号是用来输入新建账套的编号，账套号为3位，账套号唯一，且必须输入。
四、设置操作员权限
操作员权限设置功能是对已设置的操作员进行赋权。只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置。两者权限有所区别。操作员权限的设置包括增加、修改、删除操作员的权限。提示：
1.一个账套可以设定多个账套主管。账套主管自动拥有该账套的所有权限。
2.系统管理员或账套主管可以对非账套主管的操作员已拥有的权限进行删除，所设置的操作员权限一旦被引用，就不能修改或删除。
例题：
账套主管可以对所有账套的操作员进行权限指定。( )(判断)
答案：×。系统管理员可以指定某账套的账套主管，还可以对各个账套的操作员进行权限设置。而账套主管只可以对所管辖账套的操作员进行权限指定。注意两者的区别。
【练习题】
1、 账务系统第一次投入使用时也有类似手工的建账工作，这就是(D)。
A. 设置会计科目 B.设置帐套 C.设置凭证类别 D.系统初始设置
2、 账务系统中帐套号设置的最重要要求是(B)。
A. 只能用两位数字 B.账套号不能重复 C.只能用两位字符 D.可以任意设置
3、 账务系统中，建成后，(B)参数可以修改。
A.启用日期 B.单位名称 C.编码规则 D.采用的会计制度日期
4、 账务处理系统中，建账时间设定后，可以在次年重新修订。(X)
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