本文“2017二级秘书考点：按字母法和数字法档案分类”考生可继续关注留学群秘书资格考试栏目，小编会第一时间更新最新相关信息。
一、字母法和数字法的比较
1、字母顺序排列法的优点
a.按公司、专题或地理位置分类存放文件是一种方便实用的方法，它能直接、迅速地立卷，不需要建立索引卡。
b.材料费用较低。
2、字母顺序排列法的缺点
a.查找常用名字时可能会遇到困难。
b.当需要查找某一专题案卷时案卷位置难以确定。
c.需要扩充时不容易估算所需要的空间。
3、数字排列法的优点
a.标有数码的案卷比按字母法排列的案卷更容易查找，当文件用毕归档时，放错位置的可能性较小。
b.标上数码的文件方便查询。
c.由于新立案卷排放在已立案卷的后面，因而可以无限扩充;建立起的相应索引卡片或索引条可以兼作其他用途。
4、数字排列法的缺点
a.必须建立相应的索引卡片或索引条，而且通过索引卡查找案卷会占用一部分时间。
b.该系统的建立和保持比较费钱、费时。
c.如果数码标错会造成文件和案卷放错位置的严重后果。
二、字母法和数字法的综合运用
按字母顺序排列和按数字排列对档案进行分类各有其优点和缺点，我们可以把这两种方法结合起来运用。
在字母顺序排列法中套编上数字索引，用数字分别表示每一个字母或字母的一部分，在立卷时，每个案卷再分别编号。例如：假定A用回来表示，在该组中有5个案卷，那么第四个案卷的编号就是1/4.在这种方法中，案卷是按字母顺序排列的，数字编号只起辅助作用，只作为查文编号以供通讯时引用。
秘书资格考试栏目为你推荐：