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2016年秘书资格(五级)备考笔记
★ 会议相关知识
1、会议的构成要素
(1)会议基本要素
(2)会议选择要素
2、会议的主要种类
3、公司常见会议的种类与作用
(1)经理例会
(2)部门员工例会
(3)股东会
(4)董事会
(5)公司年会
(6)客户咨询会
(7)产品展销定货会
(8)业务洽谈会
(9)新产品新闻发布会
会议通知的内容
会议通知是以召开某次会议的有关事项为内容的文字信息。一般包括会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议议题、会议地点、联络信息、报到事宜及有关要求等。会议通知要事项周全、明确、具体;层次分明，条理清晰;语言简明、流畅、朴实。
除此之外，还应包括：
(1)会议相关材料。如果有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况，应随会议通知寄发一份。
(2)回复时需要的信封、邮票等。需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片、信封、邮票等，上面应注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能及时回复。
(3)有关票证。会议通知中可将会中使用的有关票证(人场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单、就餐证和乘车证等)与会议通知一并发出。
(4)会议地点、交通工具、线路等。如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，并标明到达会址的汽车、火车等交通工具、线路。
会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者之问会前沟通的重要渠道。传递会议通知是会议准备工作的重要环节。在做出了召开会议的决定以后，应将有关会议通知信息传递给与会者。
发送会议通知的方法
在各项会议准备工作基本就绪以后，要尽早发出会议通知，以便与会人员提前做好准备。
(1)口头通知与书面通知
1)口头通知。即当面或用电话通知。小型会议或与会人员集中居住的会议，适用口头当面通知。参加人数较多而发书面通知来不及或不方便的会议，适用电话通知。
2)书面通知。即书面印制的通知或板报、网络上发布的通知。参加人数较多或者比较重要的会议，宜发书面通知。
(2)正式通知和非正式通知
1)正式通知
为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会之外的所有会议，均应正式打印会议通知，再通过书面形式或电子邮件传递给有关人员，以示正规和郑重。
2)非正式通知
非正式会议可采用非正式通知，如先发传真或打电话，随后再寄备忘录或信函。也可先发电子邮件，再通过电话或回复电子邮...